Descripció
Presentar projectes o idees no és solament generar un compendi de materials o fer una recol·lecció del treball que s’ha fet. En el plantejament d’una presentació hem de tenir presents dos criteris clau:
- Quin és el missatge o missatges que volem llançar, que al·ludeix al contingut.
- Com fer una comunicació efectiva del missatge, que al·ludeix a la manera d’explicar.
A continuació es descriuen els passos que cal seguir en la realització d’una presentació:
1. Planificació
És important establir un guió clar del que es vol explicar utilitzant com a punt de partida una idea central, a partir de la qual es van definint els missatges que cal llançar i les parts que compondran la presentació.
En la definició d’aquest guió preliminar s’ha de tenir en compte l’objectiu de la presentació i la relació que es vol establir amb l’audiència, i en funció d’això es decidirà el tractament del contingut (extensió, profunditat, format, etc.).
En la fase preliminar és molt útil preparar el guió amb paraules o frases clau i posteriorment fer un guió animat bàsic amb el contingut de cada diapositiva o pantalla de la presentació (slide). Aquest guió animat es pot fer amb notes adhesives que permetran canviar l’ordre de les diapositives, si es considera necessari, per a adaptar-se millor al discurs.
Una vegada que el guió i el contingut són clars, s’ha de seleccionar quin és el material més adequat per a explicar les nostres idees. En molts casos ja en disposarem d’aquest material, però possiblement s’hauran de fer-hi modificacions o generar nous continguts específics.
La manera d’explicar les nostres idees dependrà en gran manera del context de la presentació. La qüestió més rellevant és si nosaltres serem presents explicant el projecte o si serà un document que l’audiència visualitzarà sense la nostra presència:
- En cas de ser una presentació presencial, el document de presentació és un recurs de suport al nostre discurs. L’atenció de l’espectador ha de concentrar-se principalment en la nostra narrativa i secundàriament en la presentació, que serà un material d’ajuda.
- En canvi, si la presentació no és presencial, cal oferir un material suficientment clar perquè el lector sigui capaç d’interpretar la totalitat del missatge. Els concursos d’arquitectura i disseny exemplifiquen de manera extrema aquesta situació: la gran quantitat de propostes que es reben obliga els participants a fer presentacions que siguin capaces de captar l’atenció i comunicar de manera ràpida i efectiva tota la complexitat d’un projecte o producte.
Panell 1 del producte EXSTREAM per al concurs Jumpthegap de Roca.
Font: https://www.jumpthegap.net/past-editions/2012-2013/finalists/exstream.
Panell 2 del producte EXSTREAM per al concurs Jumpthegap de Roca.
Font: https://www.jumpthegap.net/past-editions/2012-2013/finalists/exstream.
En qualsevol cas, la presentació no és un manual. D’una banda, la informació que es presenta ha de ser sintètica i atractiva des del principi. Hi ha un altre tipus de documentació complementària, que se sol lliurar en segona instància, on espot exposar informació tècnica i complexa amb un dossier més explicatiu i amb un major grau de profunditat.
D’altra banda, s’ha d’analitzar quina és la nostra audiència. No és el mateix presentar el projecte a un cap d’innovació que a un cap de vendes o a un possible inversor, ja que les seves motivacions poden ser completament diferents. És important empatitzar amb els perfils que es tindran davant i plantejar la presentació en funció del que realment els interessa saber sobre el contingut que es presenta i dels dubtes que puguin tenir sobre aquest tema.
Finalment, també s’ha de tenir en compte quin tipus de coneixement del projecte té l’audiència. No s’ha de donar res per suposat, però també cal evitar repetir conceptes o informació secundària si l’audiència ja coneix les bases de la idea o en té un coneixement previ.
2. Estructura de la presentació
Una vegada tenim el discurs clar, definirem l’ordre i la disposició del contingut de la presentació.
És molt important articular la transició entre missatges convidant l’espectador a passar de manera natural al contingut següent i guiant l’audiència cap a les nostres propostes amb un flux narratiu adequat entre diapositives.
Gestionar les expectatives de l’audiència durant el flux de la presentació és també un element crític que permetrà mantenir la seva atenció des del principi, conduir-la cap als moments clau de manera que sigui més receptiva a les propostes o accions plantejades, i concloure amb un final adequat per al nostre relat.
És molt útil partir d’una plantilla de contingut, encara que no és aplicable a totes les situacions ni a totes les presentacions. Per al cas de projectes UX, és comú explicar el producte com la solució d’un problema.
En aquest cas podem estructurar el discurs mitjançant quatre preguntes bàsiques:
- Per què hem desenvolupat aquest producte? (Detecció del problema.)
- A qui es destina i quin és l’escenari?
- Què oferim? (Concepte de producte, valors clau afegits i atributs.)
- Com funciona el nostre producte?
En projectes UX és especialment rellevant explicar com s’ha fet la recerca i com s’ha delimitat el tema i l’àmbit d’actuació. Per aquest motiu, la credibilitat del projecte augmenta en incorporar la metodologia que s’ha utilitzat, les tècniques amb què s’ha obtingut la informació i les dades que ens han ajudat a fer les hipòtesis i plantejaments de disseny.
Tal com s’ha dit durant les diferents activitats del curs, les tècniques de pensament visual són eines tant per a idear i conceptualitzar el treball com per a compartir-lo i mostrar-lo, i també per a empatitzar amb l’audiència, per la qual cosa són recursos ideals per a incorporar en una presentació.
3. Disseny i implementació
En el moment de fer la presentació recomanem tenir en compte una sèrie de premisses:
Llenguatge
Cal usar un llenguatge clar, senzill i adequat amb l’audiència. En la xerrada TEDGlobal 2012, Melissa Marshall proporciona consells a científics i enginyers per a establir una comunicació efectiva i motivadora amb les seves audiències.
Missatge
Cal utilitzar missatges curts i senzills amb un ús mínim del text.
Quan s’expliquen atributs i característiques, cal evitar fer grans llistes. Si s’expliquen massa característiques, el públic perd la noció d’importància i jerarquia, s’avorreix i probablement no les recordarà. Es pot seguir la regla dels «tres elements», és a dir, limitar presentar més de tres atributs d’un producte o servei en una mateixa diapositiva.
Recursos
Quin tipus de disseny i recursos visuals són els més adequats per a potenciar el discurs i els missatges clau? És interessant utilitzar una varietat de conceptes i referents visuals per a comunicar perspectives diverses.
Cal ser capaços d’al·ludir als detalls o elements amb més valor del projecte i usar la representació visual més adequada per a això, ja que no és el mateix explicar característiques funcionals que característiques emocionals o d’identitat.
Seleccionar de manera crítica i avaluar el significat de les imatges que s’utilitzaran. Cal tenir en compte que el valor semiòtic de les imatges sol ser més potent que allò que es relata de manera verbal. Per aquesta raó, és clau que les imatges estiguin molt alineades amb el missatge, per la qual cosa val la pena invertir temps i posar atenció a seleccionar-les.
Cal intentar incloure solament una foto per a cada tema que s’exposa. Sovint és un material d’ajuda suficient per a explicar una història i comunicar tot el missatge. Si s’utilitzen diverses imatges, cal recórrer al menor nombre possible i vetllar perquè siguin coherents entre elles i quant al discurs.
Les fotografies són molt útils per a expressar emocions, empatitzar amb el públic o escenificar situacions, però s’han de complementar amb un altre tipus de recursos visuals, com il·lustracions, esquemes, diagrames o user journeys, per a facilitar la comprensió d’un altre tipus d’informació.
Consistència
Ser consistent gràficament en l’ús de recursos visuals i indicar sempre en quin moment de la presentació ens trobem contribueix a crear una noció de flux i narració.
És important que els elements visuals que s’utilitzin en la presentació guardin un ordre i transmetin harmonia. No hi ha res pitjor que disposar elements visuals completament heterogenis en les diapositives de manera que generin confusió. Tots els elements han d’estar relacionats i disposar-se de manera harmònica amb la finalitat de no sobrecarregar.
Simplicitat
Un recurs que funciona molt bé per a garantir la simplicitat de cada diapositiva és pensar què podria eliminar-se sense que perdi el missatge principal que es vol transmetre i fer-se la pregunta: S’entén la diapositiva?
Si una informació no és necessària, s’ha d’eliminar, però potser es pot separar algun aspecte o dada per explicar-lo més clarament en diverses diapositives. Una vegada feta aquesta revisió, s’obtindran diapositives amb un missatge clar que afavoriran la comprensió.
Referències
Álvarez Marañon, G. (2012). El arte de presentar: Cómo planificar, estructurar, diseñar y exponer presentaciones. Madrid: Grupo Planeta.