¿Qué es?
El método fact finding (o hechos relevantes) se encuadra dentro de los procesos de resolución creativa de problemas (creative problem solving, CPS). El objetivo es crear una base de conocimiento común y una entrada lateral y eficaz para iniciar la definición del problema que hay que resolver.
Su aplicación es muy versátil, pero resulta especialmente adecuada para comenzar a trabajar en problemas que no están bien estructurados o en situaciones difusas, donde no están claros los desafíos concretos que se deben abordar.
Implica la recopilación de información relacionada con la situación actual y el potencial problema que se ha de resolver (hechos relevantes), preferiblemente por parte de un equipo formado por personas con conocimientos diversos sobre la situación. Entre esa información pueden estar los resultados de investigaciones realizadas previamente en forma de insights.
Los hechos recogidos deben ser valorados y evaluados. Los hechos más relevantes desempeñarán un papel fundamental en la posterior construcción de desafíos y propuestas de solución.
Materiales
Lo ideal es aplicar el método en una sesión colaborativa, por lo que se necesita una pizarra blanca, flip-chart con hojas adhesivas o notas Post-it y rotuladores. En cualquier caso, una sala con paredes libres.
En el caso de tener una investigación previa, la síntesis de los resultados puede aportarse en forma de insights impresos, personas o mapas de empatía.
¿Cuándo?
En la fase de investigación, al principio del proyecto, incluso como primera actividad para comenzar a estructurar los primeros desafíos del proyecto cuando es difícil saber por dónde empezar.
También en la fase de definición es utilizado como herramienta para poner en común los resultados de la investigación y priorizar hechos.
¿Cómo?
De forma ideal, se cuenta con la participación del equipo de proyecto y personas con conocimiento sobre el tema que se va a tratar, con experiencia previa, que hayan participado en fases previas de investigación o tengan capacidad de decisión.
Se inicia la sesión con una introducción al tema y se explican una serie de preguntas que pueden servir como estímulo para generar los hechos relevantes:
- ¿Qué sabemos (certezas) sobre el problema en cuestión?
- ¿Qué creemos que sabemos (suposiciones) sobre el problema?
- ¿Qué no sabemos y nos gustaría saber?
- ¿Qué soluciones se han intentado ya?
- ¿Qué propuestas de mejora existen?
- ¿Cuáles son las principales restricciones o limitaciones?
- ¿Cómo ven los clientes el problema?
- ¿Qué conseguiríamos en una situación ideal?
Estas preguntas no son una guía estricta, no es necesario ir dando respuesta a cada una de las preguntas, aunque sí son un estímulo para generar una lista rica de hechos.
Una variante del método es conocida como matriz CSD (certezas, suposiciones, dudas), en la que los hechos se clasifican en estas tres categorías.
Los participantes van expresando en voz alta los hechos, a modo de frases breves con una sola idea clave, y el facilitador o facilitadora anota cada hecho en una lista numerada o en una nota Post-it. En esta fase de divergencia se utilizan principios similares a la lluvia de ideas (brainstorming): no criticar ideas, construir sobre las ideas de otros, evitar condicionar al resto, buscar la cantidad sobre la calidad de detalle, etc.
Normalmente la cantidad de hechos es muy alta, por lo que es importante prever espacio en las paredes, ya que todos los hechos deben permanecer visibles. Se puede colocar una limitación por tiempo o un número de hechos objetivo.
Una vez finalizada la toma de hechos relevantes, se puede refinar la lista agrupando los hechos similares, eliminando duplicados o reescribiendo algunos de manera más clara.
Por último, es conveniente realizar una priorización (convergencia), por ejemplo mediante dot voting, otorgando a cada participante un número de votos limitado (3-5), y una posterior discusión sobre los hechos más destacados.
A partir de los hechos priorizados se pueden construir desafíos reformulando con preguntas tipo «¿Cómo podríamos…?» (How might we? –HMW en inglés–).
Ventajas
- Es un punto de partida simple y eficiente para abordar situaciones difusas.
- La construcción en grupo ayuda a alinear conocimiento y recoger diferentes puntos de vista.
- Evita realizar juicios prematuros sobre el problema que se ha de tratar.
- Las reglas son muy simples y la dinámica puede adaptarse a las particularidades del proyecto o fase.
Inconvenientes
- La calidad del resultado puede variar bastante dependiendo del nivel de conocimiento de los participantes; es vital la configuración del equipo.
- El facilitador o facilitadora debe tener experiencia y pericia para mantener el foco y guiar la dinámica hacia resultados valiosos.
- Si no se cuida la redacción de los hechos, puede no quedar clara la diferencia entre certezas y suposiciones.
- Requiere un espacio físico adecuado.
Referencias
Basadur, M. (1995). The power of innovation: How to make innovation a way of life and put creative solutions to work. Financial Times/Prentice Hall.
Mulder, P. (2019). Simplex Process. <https://www.toolshero.com/problem-solving/simplex-process/>. [Fecha de consulta: 25 de enero de 2021].
Osborn, A. F. (1953/1979). Applied imagination: Principles and procedures of creative problem-solving. Nueva York: Scribner’s.